好簡報4個錯誤觀念

2015-01-17 09:00整理‧撰文 韋惟珊

「幾乎所有PowerPoint簡報都像臭掉了的雞蛋一樣，讓人難以下嚥。」行銷大師賽斯・高汀（Seth Godin）在《糟糕透頂的PowerPoint簡報》（暫譯，《Really Bad PowerPoint: and how to avoid it》）中指出，投影片是為了輔助觀眾接受你的觀點，幫助他們了解你的心情、感受和意見，如果只是做出一份詳列事實和圖表的檔案，那乾脆取消上台或會議，寫份報告送去就好。

你也曾經做出像「臭雞蛋」一樣的簡報嗎？更令人沮喪的是，這份「發臭」的簡報，很可能是你費了很大的心力，拚命地剪下、貼上「相關」資訊才完成的，結果卻讓人「難以下嚥」。

問題到底出在哪裡？你有些觀念要改，也有些原則要把握，就能改善問題。

首先，別再把投影片當成備忘稿或是補充資料大全。「投影片就是投影片，文件就是文件，如果你試著要把兩者結合，那會得到一個糟糕的結果，就是腳踏兩船，兩頭落空。」《簡報禪》作者賈爾．雷諾茲（Garr Reynolds）將這種「資料爆炸」的投影片命名為「投影件」（slideument），當你選擇在投影片中填滿一行又一行的文字，只會讓觀眾迷失在「字海」裡，聽不進你想說的話。

其次，謹記每一個簡報大師都會提到的關鍵字詞：「少即是多」「只放重點」「以圖像取代文字」。這麼做的目的，某種程度上也是為了避免「字海氾濫成災」。畢竟投影片不是文件，文件是讓人自行閱讀的，投影片則是要經由講者口述，帶領觀眾理解內容，用途不同，內容的詳盡程度自然也不同。

最後，技巧再炫、特效再怎麼吸睛的簡報檔案，如果沒有達到「傳遞訊息」的效果，也是枉然。所以，好的簡報檔理應「內容先行」，再透過版面設計或聲光效果，設法加強「內容可讀性」，讓觀眾容易吸收和理解。

簡報是動詞，指上台表述你的想法；簡報也是名詞，指承載想法的輔助工具：投影片，大多數時候我們都稱它PowerPoint或ppt。不管是「開口簡報」或「動手製作簡報檔案」，兩件事都不簡單，都需要大量的練習。

或許你更常因為要上台簡報而緊張焦慮，覺得簡報檔案「醜一點」沒關係，畢竟自己又不是什麼美術視覺專家，而且還可以動口補充說明。不過，你一定也羨慕過「好看的投影片」，更曾感受過資訊龐雜或語焉不詳的投影片所引發的不耐。當投影片幾乎已經是簡報的基本配件，即使你做不出令人驚艷的投影片，為你的簡報「加分」，至少也應該做到不讓投影片為你的簡報「扣分」，給人粗製濫造或應付了事的感覺。

這一次，我們試著從「工欲善其事，必先利其器」的角度出發，學習製作簡報檔案的技巧，目的不是「視覺效果」，而是「有效溝通」，讓你在台上做簡報時，表現得更出色、更吸引聽眾目光。

在投影片裡塞滿大量文字，誤以為觀眾可以同時專心聽、專心讀。

想在口頭報告之後，再把投影片寄給觀眾，就把簡報當成文件資料來製作。

以為放滿資訊的簡報，才能彰顯用心。

只害怕自己漏講了什麼，忽略了觀眾究竟能不能聽懂、聽進去。

資料來源：《簡報+》，碁峰出版

在《視覺溝通》一書中，作者按照溝通的效果，提出了「投影片光譜」，將常見的投影片分為3種：文件、大字報、簡報。其中以「簡報」形式最能強化簡報者提供的訊息，建議多多使用。

一張投影片上的文字量，如果超過75個字，就該被視為文件。你可以想辦法減少字數，或直接做成一份文件，而非簡報檔。如果選擇後者，不妨把口頭報告改為討論會，事先將文件傳給與會人員，讓他們出席時可以快速進入討論階段，擬定行動方案。

如果投影片文字量已經減少到50字左右，就算是大字報。這種報告方式清楚明瞭，卻很難引人入勝，通常是沒時間準備，才會採取類似做法。由於聽眾閱讀速度會比簡報者講話的速度快，等於是先看完訊息，再等講者跟上，很容易出現「講者很遲鈍」的錯覺。

將文字圖像化的簡報，會連帶精簡文字的使用量，讓觀眾聚焦在講者身上，而不是投影幕上。最恰當的投影片，應該是成功加深觀眾對訊息的印象，又不會令人分心。不過，因為簡報上的文字少，難有提詞效果，簡報者需要投入更多時間來預演、練習。

資料來源：《視覺溝通：讓簡報與聽眾形成一種對話》，歐萊禮出版

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